Als ik door het kantoor van een uitzendbureau loop, herken ik het direct; dit is een bedrijf die de zaakjes goed op orde heeft. De balie zit op de goede plek, als gast wordt ik netjes ontvangen. Soms weet men zelfs dat ik op bezoek kom. Hier voel je je welkom. Maar Operational Excellence het gaat verder dan dit.

Het bedrijf is er op gericht dat processen in één keer goed verlopen. Er zijn geen dubbelslagen. Gegevens hoeven maar één keer ingevoerd te worden. Als uitzendkracht hoef je maar één keer je gegevens aan te leveren. Mac Donalds is een bedrijf wat uitstekend is in Operational Excellence. Je hoeft geen verstand te hebben van eten bereiden. Als je de stappenplannen volgt gaat het vanzelf. Steeds op dezelfde manier, met steeds dezelfde uitkomst. Tegen lage kosten en vrijwel zonder verspilling van voedsel.

Als je binnen de flex bedrijven (uitzendbureaus, detacheerders en payroll bedrijven) kijkt. Is Operational Excellence dé strategie voor payroll bedrijven. En dan met name de traditionele payroll bedrijven. Bedrijven die het personeel van een bedrijf overnemen en de verloning ed op zich nemen. Hier telt dat je de processen goed moet uitvoeren. Klachten van medewerkers zijn killing; dat mag niet voorkomen, dat geeft onrust binnen het bedrijf waar de medewerkers voor werken. Verder moeten de processen efficiënt zijn, anders is voor een bedrijf het prijsverschil tussen mensen zelf in dienst hebben en het werkgeverschap uit te besteden aan een payroll bedrijf te groot.

Een belangrijk hulpmiddel bij Operational Ecellence is Proces Management. Processen dienen stabiel en efficiënt te zijn. Stabiel in die zin dat ze steeds op dezelfde manier verlopen. Het inschrijven van een nieuwe medewerker verloopt steeds op dezelfde manier, onafhankelijk van de payroll medewerker die het inschrijven uitvoert. En efficiënt in de zin dat het een handig en logisch proces is waarvan de kosten zo laag mogelijk zijn.

Het uitschrijven van het bestaande proces door middel van bijvoorbeeld ‘geeltjes’ (die gele post-it zelfklevende blaadjes) geeft inzicht. Ik ben een keer betrokken geweest bij de bedrijf waar veel klachten kwamen over het berekenen van de vakantiegelden. Nadat ik met een paar medewerkers het proces had uitgetekend bleek dat het proces NOOIT goed ging. Dat kon eenvoudig niet op de manier waarop het proces was ingericht. Het was een wonder dat niet iedereen klaagde. De verschillen waren niet altijd groot, waardoor bij controles het probleem niet naar voren kwam. Maar het was een inherent instabiel en inefficient proces.

Door wat aanpassingen hebben we een nieuw proces samengesteld waardoor het nu wel goed ging. En door een proceseigenaar te benoemen, die periodiek moet zorgen dat het proces up-to-date blijft, garandeerden we dat het proces goed bleef.

Het invoeren van Proces Management is een eerste stap op weg naar Operational Excellence. En daarmee een stap op weg naar onderscheid ten opzichte van andere Flexbedrijven. Een strategie waarmee je het verschil kan maken! Succes!

Auteur: Michel Matthijsse – Teamman (www.teamman.nl), Partner van Adcorporate, Dealmaker flexbedrijven, organisatie-adviseur